- Verwerkte gegevens
In het kader van uw sollicitatie worden de volgende gegevens verwerkt:
- Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
- Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
- Persoonsgegevens, zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit en taal;
- Immigratiestatus, zoals het beschikken over een geldige werkvergunning voor België;
- Academisch curriculum en beroepservaring;
- Lidmaatschap van/deelneming aan beroepsorganisaties;
- Gegevens met betrekking tot de arbeidsorganisatie;
- Loongegevens;
- Loopbaanevaluatie en -ontwikkeling;
- Beveiligingsgegevens, zoals wachtwoord;
- …
In principe wordt kandidaten nooit gevraagd zogenaamde "gevoelige" informatie in de zin van de privacyregelgeving te verstrekken, behalve in specifieke gevallen waarin de wet dat toestaat. Wanneer een kandidaat een sollicitatieformulier invult of zijn of haar profiel vervolledigt, wordt hem of haar dan ook gevraagd geen informatie van deze aard te verstrekken (gegevens over etnische afkomst, politieke opvattingen of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, genetische of gezondheidsgegevens, enz.)
- Wijze van inzameling
In het kader van uw sollicitatie worden op verschillende manieren persoonsgegevens verzameld:
- Verzending van een sollicitatie
Alle gegevens die kandidaten meedelen bij het invullen van een inschrijvingsformulier, hetzij in antwoord op een vacature, hetzij bij het indienen van een spontane sollicitatie, worden verwerkt. De kandidaten worden verzocht om voor het invullen van deze inschrijvingsformulieren hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) mee te delen en een curriculum vitae in te dienen. Kandidaten kunnen desgewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de reeds verstrekte gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen door andere gegevens in te voeren die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn (beroepservaring, opleiding, gesproken talen, gewenst salaris, foto, enz.)
- Telefonisch en/of videogesprek
Als een kandidaat ervoor kiest bovengenoemde gegevens te verstrekken via een inschrijvingsformulier en/of een spontane sollicitatie, of wanneer hij/zij instemt met een sollicitatiegesprek, stemt hij/zij er uitdrukkelijk mee in dat deze gegevens gebruikt mogen worden om telefonisch en/of per e-mail contact met hem/haar op te nemen om meer informatie te krijgen. De kandidaat stemt er eveneens uitdrukkelijk mee in dat zijn/haar gegevens kunnen worden gebruikt om hem/haar tijdens dit gesprek te beoordelen, met name door middel van psychotechnische tests, om de verstrekte referenties en informatie na te gaan, en om contact te kunnen opnemen met de door de sollicitant opgegeven bedrijven of organisaties.
- Doeleinden van de verwerking
Deze gegevens worden alleen verwerkt met het oog op de aanwerving van nieuwe werknemers en de analyse en het beheer van de sollicitaties. Dit impliceert:
- Verzameling van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijk profiel van de kandidaat, een telefonisch onderhoud, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten, enz.
- Raadpleging, opslag, controle en analyse van deze gegevens;
- Het opstellen van statistieken of marktstudies om de ervaring van de kandidaten te verbeteren;
- Proactieve communicatie van nieuwe vacatures die mogelijks beantwoorden aan de professionele verwachtingen die kandidaten te kennen gaven bij het invullen van een inschrijvingsformulier en/of hun profiel.
De gegevensverwerking is uitsluitend gebaseerd op de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat, die te allen tijde kan worden ingetrokken, onverminderd de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking van die toestemming hebben plaatsgevonden.
- Bewaringstermijn
Als een kandidaat een inschrijvingsformulier invult, een spontane sollicitatie verstuurt en/of zijn/haar persoonlijk profiel invult, stemt hij/zij er uitdrukkelijk mee in dat zijn/haar gegevens in een speciale databank worden opgeslagen.
De gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de aanwervingsprocedure van de betrokken kandidaat voor de bestaande vacature(s) waarin deze belangstelling toonde, en voor een periode van maximaal één jaar na afloop van de desbetreffende selectieprocedure(s), teneinde het beheer van de administratieve en juridische opvolging van deze sollicitatie mogelijk te maken, en de kandidaat nieuwe vacatures te kunnen doorsturen die aan zijn/haar professionele verwachtingen kunnen beantwoorden.
- Gegevensuitwisseling en -bescherming
De gegevens van de kandidaat worden alleen doorgegeven aan de onderaannemers van I-CITY, in het bijzonder de leverancier van de rekruteringstool, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken of in de bij wet bepaalde gevallen.
De persoonsgegevens van de kandidaten worden in België verwerkt. De leverancier van de rekruteringstool neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen manipulatie en ongeoorloofde toegang.
- Rechten van de kandidaten
Kandidaten hebben het recht om op elk moment hun persoonlijke gegevens in te zien, te wijzigen, te corrigeren en te verwijderen en dit door in te loggen op hun persoonlijke profiel. Zij kunnen ook hun toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens intrekken. Deze intrekking zal automatisch leiden tot de onmiddellijke en onomkeerbare verwijdering van hun persoonsgegevens.
Door middel van een gedateerd en ondertekend verzoek (ook in elektronisch formaat), dat per e-mail of per gewone post aan de leverancier van de rekruteringstool wordt overgemaakt, en mits voorlegging van een identiteitsbewijs, kan iedere kandidaat binnen een maand na ontvangst van het verzoek kosteloos een kopie (ook in elektronisch formaat) verkrijgen van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, alsmede, in voorkomend geval, de rechtzetting of verwijdering van gegevens die niet juist of volledig zijn, of de beperking van de verwerking van die gegevens. Na deze periode van een maand kan de kandidaat, indien hij geen antwoord of reactie heeft ontvangen, zijn verzoek als afgewezen beschouwen.